0937.135.907

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Ngày đăng 09-08-2019

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay đã mang đến nhiều lựa chọn (cả miễn phí và trả phí) để phục vụ việc giao tiếp và trao đổi thông tin, tuy nhiên email vẫn là một trong những công cụ hữu ích nhất đối với doanh nghiệp. Mặc dù hiện nay có nhiều các phương tiện ích . Bài viết này sẽ đưa ra 4 yếu tố quan trọng nhất mà email mang lại cho doanh nghiệp. Vậy Email là gì? Và những lợi ích cho doanh nghiệp ra sao.

1. Email là gì?

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Email là gì?
  • Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet.
  • Thông điệp được lưu trữ trong Email có thể tồn tại ở dạng văn bản (text), hình ảnh, âm thanh, video dưới dạng tệp tin đính kèm.
  • Email đang là một trong những phương tiện trao đổi thông tin online phổ biến nhất hiện nay. Phương pháp này mang lại nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp hiện nay.Email là gì? Email có chức năng như thế nào? Làm sao để tạo email chuyên nghiệp?

2. Gây dựng lòng tin với khách hàng

  • Sử dụng email doanh nghiệp giúp việc trao đổi thông tin của công ty chuyên nghiệp hơn, dù đó là trao đổi nội bộ giữa các nhân viên với nhau hay giữa nhân viên với bên ngoài ̣(như khách hàng, đối tác). Những địa chỉ email này không chỉ thiết lập cho người dùng quyền được giao dịch trên danh nghĩa của công ty, mà nó còn được xem là hình thức quảng cáo mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp trong quá trình quảng bá thương hiệu.
Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Gây dựng lòng tin với khách hàng
  • Bên cạnh đó, email doanh nghiệp còn thể hiện được tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc trong việc kinh doanh. Hãy hình dung rằng hàng ngày, các nhân viên của bạn gửi hồ sơ công ty, thông tin dự án hay chỉ đơn thuần là gửi báo giá cho khách hàng.
  • Nhưng lại sử dụng các tài khoản cá nhân, thì bạn có thể dễ hiểu rằng sự tin tưởng của khách hàng sẽ không cao vì họ sẽ nghĩ với email cá nhân sẽ dễ dàng mạo danh là nhân viên công ty.
  • Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc sử dụng các địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ làm tăng niềm tin của khách hàng. Nếu bạn đã sở hữu một tên miền thì chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng cho người tiêu dùng.
Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Gây dựng lòng tin với khách hàng
  • Nếu website của doanh nghiệp cũng được host cùng tên miền mà bạn đã mua, đây sẽ là một điểm cộng để hướng những khách hàng tiềm năng vào ghé thăm trang web của bạn. Ngược lại, những ai đã tham khảo thông tin, dịch vụ trên website của công ty sẽ có cơ sở để xác nhận rằng: Địa chỉ email với tên miền A là của công ty A và có thể tin tưởng thực hiện các giao dịch tiếp theo.

2. Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp

  • Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm cả hai yếu tố: Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi các cuộc tấn công mạng, phần mềm, mã độc và bảo vệ các thông tin nhạy cảm của công ty, tránh việc để nhân viên tiết lộ với các bên thứ ba mà chưa có sự cho phép.
  • Các dịch vụ email thường là tầm ngắm trong mỗi cuộc tấn công mạng và phát tán mã độc. Tùy thuộc vào tình chất của doanh nghiệp mà tính riêng tư, bảo mật của dữ liệu sẽ là một yếu tố không thể không cân nhắc khi chuyển từ dịch vụ mail miễn phí sang trả phí. Việc không có bảo mật sẽ không đạt hiệu quả và dễ dàng bị xâm nhập.
Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp
  • Chưa kể đến việc sử dụng email cá nhân đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tự do lưu trữ dữ liệu ở bất kì nơi đâu, chia sẻ thông tin với bất kì ai mà doanh nghiệp không thể kiếm soát được. Đây chắc chắn sẽ tạo ra một lỗ hổng bảo mật mà vốn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể ngăn chặn được bằng cách quản lý tài khoản của người dùng.

3. Tránh tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Tránh tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam
  • Nếu email marketing là một kênh quan trọng giúp mang lại doanh thu và khách hàng đều đặn thì khả năng cao đây là một trong những lí chủ yếu khiến bạn muốn đổi từ dịch vụ email miễn phí sang đăng kí email theo tên miền riêng. 
  • Điều này khiến những email mà bạn gửi đi từ địa chỉ mail miễn phí có thể bị đánh dấu là spam và không tới được hòm thư chính (mail box) của người nhận. 
  • Khi đăng kí email doanh nghiệp, với những nhà cung cấp uy tín như Google hay Microsoft, bạn có thể yên tâm vì “độ uy tín” của email mà bạn gửi đi sẽ lớn hơn rất nhiều, tạo được sự tin cậy cho khách hàng.

4. Backup – Lưu trữ dự phòng dữ liệu doanh nghiệp

Email Là Gì? Và Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp
Backup – Lưu trữ dự phòng dữ liệu doanh nghiệp
  • Nếu bạn đang sử dụng các dịch vụ email miễn phí (hoặc thâm chí là dịch vụ email doanh nghiệp nhưng lại là giải pháp hosting giá rẻ) thì khả năng là khi các đơn vị cung cấp của bạn gặp vấn đề như sập hệ thống, bị tấn công hoặc chỉ đơn giản là ngưng hoạt dộng, bạn sẽ mất toàn bộ email cùng các file đính kèm đã lưu trữ trong email.
  • Đặc biệt là khi nhà cung cấp không đủ khả năng bảo mật và duy trì hệ thống, rủi ro này có thể xảy ra bất kì lúc nào mà không có cảnh báo trước, vì vậy người dùng gần như không có cơ hội để backup dữ liệu.
  • Với hệ thống email doanh nghiệp của riêng mình, đặc biệt là khí sử dụng dịch vụ của các đơn vị cung cấp uy tín như G Suite của Google, chất lượng của hệ thống sẽ được đảm bảo thông qua cam kết dịch vụ (Service Level Agreement). Vì vậy khi sử dụng dù bất kỳ chuyện gì thì điều có thể bảo mật tốt.

 Link: http://bit.ly/2MOCC8M

[Total: 0    Average: 0/5]